Работа из дома

Как сделать встречу более эффективной

--> -->

Как сделать встречу более эффективной

Хорошие, эффективные встречи обычно имеют две общие характеристики: у них есть четкая цель и все участники знают, почему они пришли на встречу и какой должны сделать вклад. 

В наверняка хоть раз сидели на встрече и думали: “что я здесь делаю?”. Что делает встречу непродуктивной? Встреча считается неэффективной, когда люди не слушают друг друга, нет вовлеченности, конфликты носят деструктивный характер и встреча заканчивается без дальнейших действий и ответственных.  

Но если вы будете планировать встречи и следовать этим нехитрым правилам — вы поймете как сделать встречу более эффективной.

Для более эффективных встреч:

До встречи 

  1. Определите цель и участников, 
  2. Продумайте план встречи,
  3. Подготовьте все необходимые материалы.

Во время встречи 

  1. Подключитесь видео-звонок/придите за 5 минут до встречи, чтобы подготовиться,
  2. Начинайте и заканчивайте встречи вовремя,
  3. Напомните участникам правила встречи (не опаздывать, не пользоваться мобильными телефонами и ноутбуками, говорить по одному и т.д.),
  4. Сфокусируйте участников встречи на цели, делайте заметки,
  5. Уважайте друг друга и не перебивайте,
  6. Согласуйте план дальнейших действий и ответственных,
  7. Согласуйте дату следующей встречи и поставьте ее в календарь.

После встречи 

  1. Пришлите письмо всем участникам и заинтересованным лицам о результатах обсуждения и дальнейших шагах.

Советы: встречи эффективнее

  • Не планируйте встречи одну за другой, чтобы у вас было время собраться с мыслями и сосредоточиться перед следующей встречей.
  • Выбирайте удобное время для всех участников. Используйте календарь, назначайте встречи в бизнес часы и лучше всего — в первой половине дня.
  • Если есть люди, которым не обязательно нужно быть на встрече, отметьте их присутствие необязательным и дайте им возможность отказаться и не пойти на встречу.
  • Видите встречу, назначайте целы и сфокусируйте внимание участников — большой группе очень легко отвлечься и начать обсуждать не то.
  • Начните встречу, рассказав цель, план и сколько у вас времени. Сформулировав цель вначале встречи, вы зададите тон и сосредоточьте людей. 
  • Встречи должны заканчиваться подведением итогов и кто отвечает за какие последующие задачи. Люди должны покинуть встречу, чувствуя, что их время было проведено с пользой и эффективно. И, конечно, не забывайте поблагодарить участников.